De voordelen van MailStore Server op een rij:

Toepasbaarheid

Gebruikers kunnen – en dat is vrij uniek – gebruik blijven maken van hun vertrouwde e-mailprogramma’s. MailStore Server kan zowel in de Cloud als in de eigen omgeving worden geplaatst. Elk bericht dat verwerkt wordt, wordt óók in het archief opgeslagen. Met de nadruk op ‘ook’. Het is een volledige kopie van het e-mailsysteem, ongeacht welk systeem dat is. Naast Microsoft Exchange, kan MailStore Server worden ingezet op iedere mailserver welke IMAP ondersteunt. Bovendien kan het hele archief zowel via de desktop als de smartphone of tablet benaderd worden. Handig voor als je vlak voor je afspraak nog even wat oude mailtjes wilt raadplegen.

Zekerheid

Je wilt voorkomen dat mensen op eigen houtje hun e-mails gaan archiveren en belangrijke stukken daarna onvindbaar zijn. Met MailStore Server vindt het archiveren automatisch plaats en het raadplegen is eenvoudig. Je googlet als het ware in je eigen mailarchief. Op basis van zoektermen is elke mail te vinden. Zoektermen die zo specifiek gemaakt kunnen worden als je zelf wilt. Dat geeft je zekerheid. Zekerheid dat de mail er is en zekerheid dat de mail ook daadwerkelijk te vinden is.

Betrouwbaarheid

MailStore Server is ontwikkeld door een Duits bedrijf. Aangezien de Duitse wet- en regelgeving op het gebied van bewaarplicht als de strengste in Europa wordt beschouwd, voldoet het aan alle wettelijke eisen ten aanzien van archivering en beveiliging.

Flexibeliteit

Je kan het systeem naar eigen wens en behoefte (laten) inrichten. Mailboxen kunnen worden buitengesloten of juist open gezet. Door rechten te verlenen, zijn de mailarchieven van ex-werknemers ook benaderbaar. En je kan berichten bewaren zolang dat wenselijk is. Berichten uit het archief zijn volledig identiek aan de oorspronkelijke berichten. Tijdens het archiveringproces worden er geen wijzigingen doorgevoerd in het e-mailsysteem en heb je geen systeembeheertoegang nodig.

Toegankelijkheid

Berichten zijn heel makkelijk en pijlsnel vindbaar. De berichten zijn vervolgens zonder verdere bewerking gelijk door te sturen. Dat doorgestuurde bericht belandt vervolgens ook weer in het archief. Door gebruik van datadeductie worden niet alle bijlagen dubbel opgeslagen. Dit voorkomt onnodige bezetting van opslagruimte. Het is een ideaal systeem voor algemene mailboxen waar veel berichten binnen komen. Neem de salesafdeling die veel facturen ontvangt. Op basis van een factuurnummer zijn deze berichten nu snel terug te vinden. MailStore Server zoekt niet alleen in het begeleidend schrijven, maar gaat ook de inhoud van de bijlagen na.

Eenvoudig te implementeren

MailStore Server is snel te implementeren. Het sluit naadloos aan op Outlook, toch het meest gebruikte mailsysteem bij bedrijven. In minder dan twee dagen is het vaak al ingericht. Daarna is het eenvoudig te beheren door het bedrijf zelf, zonder handmatige tussenkomst. De aanschaf- en beheerkosten gedurende de levenscyclus zijn daarmee gering en het is zeer laagdrempelig in gebruik. Er zijn weinig onderhoudswerkzaamheden nodig om het pakket operationeel te houden. En als je overstapt is ook het bestaande archief eenvoudig naar MailStore Server te verplaatsen.

Zo combineert MailStore Server krachtige technologie met lage kosten en gebruiksvriendelijkheid! Aquesta heeft als enige ICT-bedrijf in Nederland een premium partnership met MailStore Server. Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op!